دوشنبه ٢٦ آذر ١٣٩٧

مجتمع آموزش عالی فقه

فِيهِ رِجَالٌ يُحِبُّونَ أَن يَتَطَهَّرُوا

اوقات شرعی به افق شهرها

صفحه اصلی > معاونت ها > اداری مالی 

معاونت اداري مالـي

 

معاونت اداري مالي برنامهها و مأموريتهاي موظّفه خود را از طريق سه اداره ذيل پيگيري و اجرا مينمايد:

1. اداره اداري مالي

2. اداره امور طلاب و خانوادهها

3. اداره عمومي

سياستها و اهداف معاونت اداري مالي

1. تقدم کيفيت بر کميت و رعايت اصل تکريم ارباب رجوع؛

2. زمينهسازي مناسب جهت افزايش دقت، سرعت و بهرهوري لازم در امور اجرايي؛

3. ايجاد روحيه تفاهم، همکاري و تلاش با واحدهاي ديگر به منظور خدمترساني بهينه به طلاب؛

4. حل سريع و آسان امور اجرايي مربوط به طلاب و بهرهگيري از پيشنهادات و انتقادات آنان؛

5. زمينهسازي براي فضاي مناسب و در خور شأن طلاب به منظور افزايش نشاط آنان؛

6. تعيين و جهتدهي فعاليتها بر مبناي اهداف، رسالتها و مأموريتهاي مجتمع؛

7. بازخوردگيري فعاليتها در حوزههاي مربوطه و تلاش جهت رفع کاستيها؛

8. بهره برداري مطلوب و مناسب از اموال و امكانات مجتمع درجهت اهداف پيش بيني شده و پرهيز از اسراف و مصرف بيهوده؛

9. تأمين امنيت و آسايش طلاب در محيط مجتمع و خوابگاهها؛

10. تلاش در جهت ايجاد و نگهداري فضاي سبز و همچنين نظافت عمومي مجتمع و مجموعههاي تابعه.

اداره اداري - مالي

اداره اداري مالي يکي از سه اداره معاونت اداري مالي است که مأموريت اصلي آن جذب بودجه مصوب از جامعةالمصطفي(ص) و کوشش در جهت قانونمندسازي، تسريع و تسهيل گردش امور مالي و حسابداري ونقدينگي در ارتباط با ساير قسمتها ميباشد.

واحد حسابداري

در اين واحد فرآيند جمع آوري، طبقه بندي، ثبت، خلاصه كردن اطلاعات و تهيه گزارشهاي مالي به شكلها و مدلهاي خاص انجام ميگيرد، وظايف اين واحد به شرح ذيل ميباشد:

1. وصول و تأمين اعتبارات جاري، عمراني و... مجتمع از واحدهاي ذيربط ستادي؛

2. پرداخت هزينه هاي مستمر و غيرمستمر مجتمع برابر ضوابط و مقررات؛

3. تنظيم حسابهاي ماهانه و ساليانه هزينههاي مجتمع و ارسال آن به اداره كل امور مالي المصطفي(ص) ؛

4. كنترل وبررسي قراردادهاي منعقده در ساير بخشهاي مجتمع و ارايه آن به المصطفي(ص) ؛

5. تهيه و تنظيم آمارها و نمودارهاي ماهانه و ساليانه از كليه اعتبارات به تفكيك رديف هاي اصلي و فرعي.

واحد دبيرخانه

اين واحد عهدهدار امور دبيرخانه مجتمع بر اساس روشهاي تدوين شده ميباشد و علاوه بر گردش مكاتبات و مراسلات اداري، مراقبت و نظارت خود را بر حسن گردش نامههاي وارده و صادره در داخل و خارج از مجتمع، اعمال مينمايد.

بخشي از فعاليتهاي اين واحد به شرح ذيل ميباشد:

1. ثبت و بايگاني؛ اسكن نامههاي ارسالي و رسيده به مجتمع به صورت دستي «مکاتبات محرمانه» و اتوماسيون اداري؛

2.پاسخگويي به کليه مراجعان، اعم از: طلاب، اساتيد، کارکنان، ادارات و سازمان هاي غيروابسطه به جامعه المصطفي (ص)  نسبت به سابقه مکاتبات خويش، ممهور نمودن نامه ها و ....؛

3. انتقال و ارسال كليه نامهها و اطلاعيهها و مرسولات رسيده به مخاطبان اصلي در مجتمع وخارج از مجتمع؛

4. انعقاد قرارداد واحدهاي تکثير بخش خصوصي در ساختمانهاي اين مجتمع و در پي آن، کنترل و نظارت و بررسي و محاسبه فاکتورهاي آن جهت وصول مطالباتشان؛

اداره امور طلاب و خانوادهها

اداره امور طلاب و خانوادهها کليه امور اداري و رفاهي طلاب را تحت پوشش قرار داده و خدمات خود را در چهار واحد به شرح ذيل ارايه مينمايد:

واحد اداري

وظايف و فعاليتهاي اين واحد به شرح ذيل ميباشد:

1- ثبت طلاب جديدالورود به مجتمع جهت کليه خدمات اداري و يا مسدود نمودن پرونده هاي آنان طبق استناد به احکام کميته انضباطي و ...

2- اخذ و يا ارائه اطلاعات طلاب تحت پوشش به مدارس و يا ساير ادارات طبق قوانين و ضوابط و حفظ و حراست اطلاعات طلاب؛

واحد گذرنامـه

1- انجام مراحل ثبت گواهي ولادت رسمي از اداره ثبت احوال

2- تمديد رواديد براي طلاب و خانواده آنان

3- تهيه و تکميل فرم مخصوص براي طلابي که فرزندانشان گواهي تولد بيمارستان دارند ولي گواهي ولادت رسمي ندارند.

4- تهيه استشهاد محلي براي طلابي که فرزندانشان اصلا گواهي تولد ندارند

واحد رفاهـي

1- امور مربوط به هزينه تحصيلي طلاب و فرزندان و لوازم التحرير فرزندان

2- امور مربوط به هزينه مسکن و يارانه طلاب

3- پيگيري و توزيع بن هاي نقدي و غيرنقدي

4- ثبت شماره حساب، موبايل و آدرس طلاب در سامانه و هنچنين ثبت طلاب خوابگاهي طبق نامه هاي ارسالي و ضوابط آنها

واحد تحقيقات

وظايف اين واحد به شرح ذيل ميباشد:

1. امور کميسيون ويژه

معرفي طلاب داراي مشکل حاد به دلايل (فوت بستگان، هزينههاي سنگين بيمارستاني و....) جهت مساعدت، معرفي طلاب مستأجر جهت دريافت وديعه مسکن يا وام وديعه مسکن، معرفي طلاب تازه ازدواج نموده جهت دريافت لوازم منزل، بهعهده اين واحد ميباشد.

2. سرکشي به منازل طلاب

در امور مختلف از قبيل: فوت و يا بيماري خاص طلبه و يا افراد تحت تكفّل، آتشسوزي منزل، سرقت مشكلات مؤجر و مستأجر و درخواستهاي ديگر طلاب جهت حل مشکلات آنان مثل مساعده و..

3. امور تحقيقات و تأييد درخواستها

شامل تأييد نکاحنامه و تأهل طلاب، تحقيق و تأييد تکفل افراد خانواده با شرايط آن، بررسي و اقدام جهت ملاقات با رييس محترم المصطفي(ص) ، اجناس اماني، بن کالا و خواروبار، بن کتاب  بنهاي اهدايي از ناحيه المصطفي(ص)  و يا شخصيتها و... .

4. برگزاري نشستهاي آموزشي

در موضوعات آشنايي با مسائل حقوقي، پزشکي، امنيتي و ...

5. معرفي به امداد و سلامت جامعةالمصطفي(ص)

طلابي که داراي مشکلات پزشکي و يا درماني باشند پس از تحقيق و بررسي مشکل،جهت ارايه امکانات و يا خدمات بيشتر در اين زمينه به واحد امداد و سلامت جامعةالمصطفي(ص) معرفي ميشوند.

6. هديه تولد نوزاد

اداره پشتيباني و امور عمومي

اداره پشتيباني و امور عمومي در ارتباط با پشتيباني و ارايه خدمات به مجتمع فعاليتهاي ذيل را ارايه مينمايد:

واحد امور پشتيباني

1. كارپردازي و خريد: خريد كليه اقلام مصرفي و پذيرايي جلسات، تعمير تجهيزات اداري تعميرات ساختمان؛

2. انبار: ثبت ورود و خروج اموال خريداري شده، تحويل اجناس به واحدهاي مربوطه پس از تأييد پشتيباني مجتمع، برچسب و كدگذاري كالاهاي موجود در انبار بر اساس ماهيت نوع كالا و اجناس؛

3. امين اموال و جمع داري: الصاق برچسب اموال، پيگيري و دريافت قبض وصول و خروج اموال نقل و انتقال اموال بين واحدها، ارجاع اموال اسقاطي به انبار جامعةالمصطفي(ص)؛

4. موتوري: سرويسدهي به پرسنل و اساتيد و ارسال مرسولات اداري و دعوتنامهها به منازل اساتيد؛

5. تأسيسات: نگهداري، راهبري و سرويس تمامي سيستمهاي مکانيکي، الکتريکي، گرمايشي و سرمايشي و تابلوهاي برق و ... مجتمع و خوابگاهها.

واحد امور عمومي

1. خدمات: نظافت عمومي مجتمع و خوابگاهها، باغباني، چمنکاري، سمپاشي و آبياري گلها درختان و فضاي سبز مجتمع، جابجايي و وسايل اقلام سرمايهاي حجيم درون مجتمع، توزيع خواروبار و بنهاي طلاب، نظافت اتاقهاي اداري؛

2. آبدارخانه: پذيرايي مراسم مختلف مجتمع اعم از اعياد و وفيات ائمه معصومين(ع) همچنين همايشها و نشستهاي علمي مجتمع، جلسات برگزاري دفاعيه پاياننامه، تحقيقات پاياني و پذيرايي از پرسنل، اساتيد، گروههاي علمي، مهمانان، توزيع غذاي طلاب و پرسنل و ... به عهده اين واحد ميباشد؛

3. مخابرات:  ارتباط دادن تلفنهاي خارج از مجتمع با واحدها؛

4. نگهباني: گشتزني در مجتمع و بازديد ازاتاقها به منظور اطمينان از ايمن بودن آنها، پخش اذان و باز کردن درب مجتمع و خوابگاهها، کنترل ورود و خروج طلاب و اموال مجتمع؛

5. تغذيه طلاب (اتوماسيون تغذيه) جهت طلاب خوابگاهي و غيرخوابگاهي.

احراز شرائط دريافت غذا، شارژ حساب طلاب؛ وارد کردن مشخصات طلاب به سيستم تغذيه و ارايه رمز به آنان، دريافت گزارش مالي غذاي طلاب در آخر هر ماه و ارسال به حسابداري جامعةالمصطفي(ص) العالميه به صورت ترانس بانکي، نظارت و سرکشي به سيستم تغذيه خوابگاهها و شارژ حساب ماهيانه و گزارشگيري؛ نظارت بر نحوه توزيع غذاي طلاب.